Il 1° Gennaio del 2019 diventerà obbligatoria la fatturazione elettronica tra privati.
A partire da questa data per tutte le partite Iva (escluso chi opera in regime di vantaggio e chi applica il regime forfettario) sarà questo l’unico formato valido per l’emissione di fatture.
La fatturazione elettronica rappresenta quindi un cambiamento importante per le aziende, che saranno chiamate a investire per rinnovare processi e procedure in chiave digitale.

Le novità

Saranno diverse, innanzitutto il formato in cui le fatture elettroniche dovranno essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate, diventa il formato Xml (Extensible markup language).
I documenti digitali poi, dovranno essere inviati tramite il sistema di interscambio nazionale (Sdi), già in uso da qualche anno per le fatture della pubblica amministrazione.
Infine, dovranno essere conservate digitalmente a norma per 10 anni.

Vantaggi

I vantaggi comprendono la completa automazione e integrazione dei processi, la riduzione di costi e tempi, oltre che dello spazio destinato agli archivi.
Inoltre le attività e dei controlli fiscali diventano più semplici, motivo cardine dell’introduzione di questa legge.

Come adeguarsi

Per le aziende non ancora attrezzate è necessario farsi assegnare il codice destinatario dall’Agenzia delle entrate oppure demandare a un servizio in outsourcing la ricezione e l’invio delle fatture.

La prima cosa da fare è registrare al più presto il proprio indirizzo telematico presso il servizio dell’Agenzia delle entrate, per evitare di ricevere le fatture xml su canali indesiderati.

Successivamente bisogna registrare il codice destinatario o l’indirizzo pec dei clienti nel proprio programma di fatturazione, per creare un database per l’invio delle fatture.

Occorrerà quindi verificare che il proprio sistema gestionale sia predisposto alla raccolta dei dati specifici per la fatturazione elettronica b2b e alla generazione dell’xml.

Il passaggio successivo consiste nella scelta della soluzione software che dovrà gestire tutti i processi, compresi l’invio allo Sdi. In alternativa, ci si può affidare a un servizio in outsourcing, in particolare per volumi medio-grandi.

Nel caso si gestiscano operazioni con l’estero, è opportuno dotarsi di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, in grado di gestire l’invio sia su canale Sdi che su altri canali.

Infine la conservazione delle fatture. Sarà opportuno organizzarsi sin da subito per la conservazione, decidendo se gestirla direttamente all’interno della propria sede con gli opportuni accorgimenti (backup, sicurezza informatica ecc..) oppure individuando appositi servizi offerti da terze parti.

 

 

 

Fonte: Wired Italia

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